Zásady ochrany osobních údajů

  1. Úvod

Lobkowicz Events Management, s.r.o., IČ: 267 47 367, se sídlem 277 51 Zámek Nelahozeves čp. 1,  zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, v oddílu C, vložka 91183, je správcem osobních údajů (dále jen “Společnost”, „Správce“ nebo „my“).
Ochranu osobních údajů upravuje zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Zákon“), a nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení“ nebo „GDPR“). Osobní údaje (dále jen „osobní údaje“) spravujeme a zpracováváme v souladu s nařízením GDPR, Zákonem a dalšími příslušnými právními předpisy.

Bližší nebo podrobnější informace o zpracování osobních údajů pro konkrétní účely mohou obsahovat dokumenty určené pro tyto účely, v takovém případě mají přednost informace uvedené v těchto dokumentech a tato obecná informace je pouze doplňuje.

Subjektům údajů, jejichž údaje vedeme v naší databázi, zasíláme obchodní sdělení , pozvánky na naše promo akce, informační brožury a s tím další spojené, o nichž se domníváme, že by pro ně mohly být užitečné. Údaje těchto subjektů dále používáme i pro níže uvedené účely.

Níže najdete stručné informace o:

  • osobních údajích, které shromažďujeme,
  • účelech, pro které osobní údaje zpracováváme, a souvisejících právních důvodech,
  • osobách, které mají k osobním údajům přístup, a
  • právech a zárukách, které subjektům údajů zajišťuje zejména nařízení GDPR.
  1. Rozsah zpracovávaných osobních údajů

Společnost shromažďuje následující údaje o subjektech údajů:

  • jméno a příjmení,
  • titul,
  • ID,
  • adresa bydliště,
  • telefonní číslo,
  • e-mailová adresa / IP adresa,
  • lokační údaje,
  • fotografie,
  • bankovní a fakturační spojení,
  • další údaje, které mohou být v určitých případech nezbytné pro poskytování služeb (např. datum narození, informace pro účely splnění požadavků týkajících se poskytovaných služeb (státní příslušnost, , cestovního pasu, apod.) a jiné údaje, které nám subjekt údajů sdělí.
  1. Účel zpracování osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme pro následující účely:

  • poskytování služeb;
  • marketingové účely a pokročilé marketingové analýzy;
  • plnění závazků vyplývajících ze smluv, dohod nebo jiných ujednání a zákonných povinností;
  • řízení a koordinace vztahů s klienty, potenciálními klienty a obchodními partnery;
  • reakce na otázky a žádosti subjektů údajů;
  • zpětné vazby na naše nabídky a pro účely dalších informací a komunikace, včetně komunikace ve věci poskytovaných služeb;
  • zasílání novinek, obchodních sdělení, brožur, publikací, pozvánek na naše akce a zvláštních nabídek našich služeb; a
  • jiné oprávněné obchodní účely, včetně rozvoje naší obchodní činnosti a vztahů s klienty, potenciálními klienty, obchodními partnery a osobami a subjekty, které s námi spolupracují, za účelem poskytování informací o našich službách, ochrany zájmů naší skupiny i našich klientů a plnění povinností plynoucích ze zákona a povinností stanovených příslušnými orgány nebo právními předpisy.

Pokud subjekt údajů odmítne poskytnout osobní údaje nezbytné pro výše uvedené účely, může se stát, že mu nebudeme moci poskytnout příslušné služby (např. poskytnout službu ubytování) či plnit příslušné zákonné požadavky (např. umožnit mu uplatňovat jeho práva dle nařízení GDPR).

  1. Právní základ pro zpracování                                                                                                                                  

Osobní údaje zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů nebo oprávněních zájmů třetích osob za účelem výkonu podnikatelské činnosti, plnění smlouvy, které je subjekt údajů smluvní stranou, kroků prováděných na žádost subjektů údajů před uzavřením smlouvy anebo splnění zákonných povinností (např. povinnosti týkající se ubytovacích služeb, povinnost poskytnout informace orgánům veřejné správy). Osobní údaje zvláštních kategorií ani osobní údaje týkající se trestů a trestných činů obvykle nezpracováváme. V některých případech se může také jednat i o zpracování osobních údajů na základě souhlasu subjektu údajů.

  1. Zdroje osobních údajů

Osobní údaje získáváme přímo od subjektů údajů nebo od jiných osob, včetně našich (současných nebo dřívějších) klientů, potenciálních klientů, obchodních partnerů, osob a subjektů, které s námi spolupracují, zaměstnanců, jakož i od jejich zástupců nebo jiných osob, které za ně jednají, ale i z veřejných zdrojů nebo od úřadů veřejné správy v rámci poskytování služeb klientům.

  1. Odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Souhlas se zpracováním osobních údajů je udělován dobrovolně a může být kdykoli bezplatně odvolán osobně na adrese Správce, korespondenčně dopisem zaslaným na adresu Správce nebo zprávou na e-mailovou adresu data@lobkowicz.cz.

Ode dne, kdy je odvolání souhlasu oznámeno Správci, lze osobní údaje zpracovávat pouze v rozsahu odpovídajícímu právnímu důvodu zpracování, tj. zejména při plnění právních povinností nebo pro účely ochrany práv a právních nároků Správce.

  1. Doba zpracovávání osobních údajů

Doba, po kterou může Správce osobní údaje zpracovávat, je stanovena na základě účelu zpracovávání osobních údajů. Délka tohoto období je vždy specifikována ve znění daného souhlasu, pokud je vyžadován. V případě doby uvedené v souhlasu, pokud je vyžadován, platí doba zpracování uvedená v souhlasu. Pokud je zpracování založeno na souhlasu subjektu údajů, budou údaje zpracovávány po dobu platnosti souhlasu.

Osobní údaje klientů, zaměstnanců, spolupracovníků a podporovatelů jsou zpracovávány po dobu tří let od ukončení smlouvy se subjektem údajů, nebo ukončení spolupráce se subjektem údajů anebo poskytnutí služby subjektu údajů. K údajům poskytnutým při uzavření smlouvy nebo poskytnutí služby mohou být přiřazeny další údaje nezbytné pro daný účel.

Osobní údaje pro účely komunikace se subjekty údajů (zejména zasílání novinek, poděkování, informovování o aktivitách Správce, apod.) jsou zpracovávány do odvolání souhlasu nebo vyslovení námitky případně nesouhlasu se zasíláním takových sdělení.

Ostatní osobní údaje jsou zpracovávány po nezbytně nutnou dobu a v nezbytném rozsahu k dosažení daného účelu. Správce osobní údaje zpracovává údaje pro výše uvedené účely v souladu s Nařízením a Zákonem.

  1. Zpřístupnění osobních údajů, zpracovatelé a další příjemci

K údajům mají přístup manažeři, zaměstnanci a smluvní partneři Správce, kteří je potřebují za účelem plnění zákonných povinností a poskytování služeb anebo výkonu obchodní činnosti. „Smluvní partner“ je subjekt, který se na základě obchodního ujednání se Společností účastní poskytování služeb poskytovaných jejím klientům, a dále subjekt, který poskytuje služby Společnosti nebo její skupině a je jim nápomocen při plnění jejich smluvních závazků a zákonných povinností (např. daňoví poradci, účetní, poskytovatelé služeb IT, servisní organizace a ostatní subjekty ze skupiny Společnosti).

Na základě platných právních předpisů nebo příslušné žádosti lze údaje poskytnout i orgánům veřejné správy.

Osobní údaje lze předávat v rámci EU. V případě předání do třetích zemí (mimo EU) může probíhat předání osobních údajů pouze na základě odpovídajících záruk (např. standardní smluvních doložek). V současné době nedochází k předávání osobních údajů do třetích zemí.

  1. Cookies a služby webové analytiky

Za účelem shromažďování analytických dat a dalších informací, když subjekty údajů navštěvují internetové stránky Společnosti, a jejich ukládání, používá Společnost různé technologie, včetně cookies.

Cookies jsou malé textové soubory odesílané a ukládané na zařízení návštěvníka stránek, díky kterým může Společnost identifikovat návštěvníky internetových stránek Společnosti a umožnit jim jejich využívání a vytvářet souhrnné informace o návštěvnících svých internetových stránek. Cookies využívá Společnost k vylepšování služeb Společnosti pro klienty a návštěvníky stránek.

Návštěvníci stránek jsou oprávněni nastavit příslušným způsobem svůj internetový vyhledávač, a tak odmítnout cookies, nebo být na nové cookies upozorněni. Informace, jak nastavit cookies, jsou uvedeny přímo ve vyhledávači. Některé části služeb zřejmě nebudou řádně fungovat, pokud návštěvník stránek cookies odmítne.

Společnost využívá analytiku Google a jiné služby webové analytiky za účelem vytváření analytických dat a zpráv o tom, jak návštěvníci využívají internetové stránky Společnosti a jak zlepšit služby Společnosti. Přehled o analytice Google je dostupný na stránkách Google Analytics a je možné ji odmítnout prostřednictvím vyhledavače.

  1. Práva subjektů údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů

Subjekt údajů je oprávněn uplatnit následující práva vyplývající z nařízení GDPR tak, že kontaktuje Společnost e-mailem, který zašle na adresu data@lobkowicz.cz

  • požádat o přístup k osobním údajům; to znamená, že subjekt údajů je oprávněn požádat o informaci, zda zpracováváme jeho osobní údaje. Existují však výjimky, tj. subjekt údajů není vždy oprávněn získat veškeré informace, které zpracováváme;
  • požádat o opravu osobních údajů, pokud je považuje za nepřesné nebo neúplné;
  • požádat, za jistých okolností, o výmaz osobních údajů z naší databáze (např. pokud osobní údaje již nejsou nezbytné pro uvedené účely či pokud byly zpracovávány protiprávně). Nemůžeme vymazat osobní údaje, které jsme ze zákona povinni uchovávat;
  • zrušit (odvolat) svůj souhlas se zpracováním osobních údajů. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost procesu zpracování před jeho odvoláním;
  • požádat o omezení zpracování osobních údajů, což znamená, že subjekt údajů může omezit způsob, jakým jeho osobní údaje používáme, má-li obavy o jejich přesnost nebo o způsob, jakým jsou používány. Určitá omezená data však za jistých okolností smíme používat i nadále (např. osobní údaje nezbytné pro účely právních nároků nebo za účelem ochrany práv jiného subjektu údajů);
  • vznést námitky proti zpracování svých osobních údajů; v takovém případě přestaneme používat osobní údaje subjektu údajů pro daný účel, pokud k tomu nemáme zásadní oprávněné důvody. Subjekt údajů je vždy oprávněn vznést námitky proti zpracování svých osobních údajů pro účely přímého marketingu.

Pokud na žádost subjektu údajů vymažeme jeho osobní údaje z naší databáze, ponecháme si pouze informace, které mohou být nezbytné za účelem ochrany našich oprávněných zájmů, jak je vymezeno výše, nebo pro orgány veřejné správy. Poskytnuté údaje a informace považujeme za důvěrné a nakládáme s nimi v souladu s příslušnými právními předpisy a smluvními ujednáními. S osobními údaji neobchodujeme.

Za účelem ochrany osobních údajů a zabránění jejich sdělení třetí straně a přístupu neoprávněných osob k nim jsme zavedli organizační, administrativní, technická a fyzická opatření, např. používání uživatelských jmen a hesel za účelem ochrany osobních údajů uložených v elektronických formulářích a ukládání datových nosičů do uzamykatelných skříní, do nichž mají přístup pouze oprávněné osoby.

Domnívá-li se subjekt údajů, že došlo k porušení jeho práv souvisejících s ochranou osobních údajů, může podat stížnost ohledně zpracování osobních údajů u dozorového úřadu v České republice, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel.: +420 234 665 111 (ústředna), fax: +420 234 665 444, e-mail: posta@uoou.cz, ID datové schránky: qkbaa2nm, webové stránky: https://www.uoou.cz.

V případě dotazů nebo žádostí ohledně zpracování osobních údajů a uplatnění svých práv se subjekt údajů může písemně obrátit na Společnost na e-mailové adrese: data@lobkowicz.cz.